Brieven schrijven

Begin je brief bij formeel contact met: Geachte meneer, mevrouw + (achter-) naam,
Begin je brief bij informeel contact met: Beste meneer, mevrouw + (voor- en) achternaam,

Weet je de naam van de lezer niet? Dan kies je voor een wat minder persoonlijke aanhef, bijvoorbeeld:

Beste meneer, mevrouw,
Beste inwoner van Dijk en Waard,

Inleiding bij eerder contact

• Verwijs naar eerder contact:
  • Op x stuurde u ons een brief.
  • Gisteren belde u mij.
  • Op x sprak u met mijn collega x.
• Herhaal de vraag van de inwoner:
  • U vraagt hierin of u …
  • U wilt graag informatie over …
  • U gaf aan dat …
• Geef het doel aan van de brief:
  • Graag leg ik deze beslissing uit.
  • In deze brief bevestig ik onze afspraak. Hieronder staat wat u kunt doen.

Inleiding zonder eerder contact

• Benoem de relatie:
  • U bezoekt regelmatig onze vergadering X.
• Beschrijf de situatie:
  • Vanaf volgende week wijzigt het tijdstip van de vergadering.
• Vertel waar de rest van de brief over gaat:
  • In deze brief vindt u alle informatie.

In de alinea’s na de inleiding volgen de verschillende kernboodschappen en bijbehorende onderbouwingen. Kernboodschappen kunnen zijn:

• Boodschappen die de lezer moet weten (bijvoorbeeld een antwoord op een vraag).
• Boodschappen die wij moeten vertellen (bijvoorbeeld verplichtingen vanuit de wet).
• Boodschappen die de lezer wil weten (service, adviezen, tips, alternatieven).
• Boodschappen die wij willen vertellen (bijvoorbeeld uitleg bij een moeilijke beslissing).

Voorbeelden van kernboodschappen zijn:

• Bewaar uw bezoekerspassen goed.
• U heeft 6 weken de tijd om bezwaar in te dienen.
• U kunt overlast melden op …

Elke kernboodschap wordt ondersteund door een onderbouwing, zoals hieronder:

Bewaar uw bezoekerspassen goed. U krijgt ze namelijk maar 1 keer per jaar. Gaan ze kapot of raakt u ze kwijt? Dan kunt u pas het volgende jaar nieuwe krijgen.

Is een kernboodschap met meerdere punten te onderbouwen? Bouw de onderbouwing dan op van meest belangrijk naar minst belangrijk. 

Structurering kernalinea’s

• Beperk de lengte van je alinea’s tot 5 regels.
• Gebruik tussenkopjes (zo kort en bondig mogelijk).
• Gebruik witregels

• Vat je brief kort samen:
  • In deze brief heb ik uitgelegd waarom …
  • In deze brief heb ik u geïnformeerd over ..
• Zet de deur open voor contact en geef concrete informatie over de contactmogelijkheden:
  • Heeft u nog vragen? Neemt u dan contact op met afdeling x. Zij zijn op werkdagen tussen .. en .. bereikbaar via .. 
• Leef mee:
  • Veel succes met de verbouwing!
  • Ik kan me voorstellen dat u hierover teleurgesteld bent.

Met vriendelijke groet,
Piet de Vries

Ondertekening

• Gebruik je voornaam tussen en je achternaam. Bijvoorbeeld: Jan Jansen
• functie (kleine letter), Afdeling (hoofdletter)