Een begrijpelijke schrijfstijl

Woorden en zinnen

Gebruik begrijpelijke taal, maak korte en actieve zinnen en doe niet moeilijk als het ook makkelijk kan.

Gebruik makkelijke woorden

  • Gebruik zo veel mogelijk de taal die je ook in alledaagse gesprekken gebruikt.
  • Kies makkelijke woorden die iedereen vaak gebruikt.
  • Kijk op Is heb b1(Verwijst naar een externe website) of Zoek eenvoudige woorden(Verwijst naar een externe website) om te controleren of iets een makkelijk woord is.
  • Gebruik geen formele, ambtelijke woorden.
  • Gebruik geen moeilijke woorden en vaktermen.
  • Gebruik een vakterm alleen als de boodschap zonder die vakterm vaag of omslachtig zou worden.
  • Leg een vakterm eerst uit als je lezer hem niet kent.
  • Gebruik zo min mogelijk leenwoorden.
  • Bestaat er een gewoon Nederlands woord met dezelfde betekenis? Kies daar dan voor.
Liever niet: Maar wel:
Bij dezen, derhalve, dienen te, eveneens, gaarne, indien, ingeval, mits, inzake, met het oog op, reeds, teallentijde, tevens, trachten, vermits, verzoeken, werkzaam zijn te, woonachtig zijn te Hierbij, dus, moeten, verplicht zijn, ook, graag, als, over, voor, al, op elk moment, altijd, ook, bovendien, proberen, omdat, want, vragen, werken in, wonen in.
Er kleven bezwaren aan Er zijn bezwaren tegen, er zijn problemen
Dat loopt in de papieren Dat kost veel geld, dat is duur
Binnenkort Noem een concrete datum
Implementeren Invoeren, uitvoeren
Meeting Vergadering, bijeenkomst, overleg

Gebruik afkortingen waar nodig

Schrijf afkortingen zo veel mogelijk voluit.

Afkortingen van een lange naam van een organisatie, evenement of wet is soms nuttig. Leg zo’n afkorting uit als je niet zeker weet of je lezers haar kennen. Omschrijf de afkorting aan het begin van de tekst. Of schrijf haar de eerste keer voluit met de afkorting erachter tussen haakjes. Daarna kun je de afkorting blijven gebruiken.

Bijvoorbeeld:
Een buitengewoon opsporingsambtenaar (boa) controleert onder andere of auto’s goed geparkeerd zijn.

Liever niet: Maar wel:
d.w.z. dat wil zeggen, of duidelijker: dat betekent
o.a. onder andere
i.p.v. in plaats van

Informatie formuleren

Actief en concreet

  • Maak je zinnen actief en concreet.
  • Maak duidelijk wie iets doet of wie iets moet doen.
  • Gebruik zo min mogelijk de hulpwerkwoorden: worden, kunnen, zullen, mogen, hebben, willen
  • Schrijf ook actief als je een negatieve boodschap moet overbrengen.

Op deze manier zorg je er voor dat de lezer op een makkelijke manier de informatie kan onthouden.

Liever niet: Maar wel:
De aangifte moet gebeurd zijn vóór 15 maart van het productiejaar dat aan het aangiftejaar voorafgaat. U kunt de aangifte voor het productiejaar 2016 uiterlijk op 14 maart 2017 indienen.
Er wordt gewerkt aan een nieuwe regeling voor de subsidie van dakisolatie. De minister van Economische Zaken en Klimaat werkt aan nieuwe regels voor de subsidie van dakisolatie.
De voortschrijdende ontwikkelingen in de agrarische sector noodzaken agrariërs tot het zoeken van nevenfuncties of de omschakeling van de agrarische functie in een andere functie. Door de ontwikkelingen in de landbouw moeten boeren ander werk erbij zoeken. Of van hun boerderij bijvoorbeeld een kaasmakerij maken.
Wij zijn van oordeel dat uw aanvraag niet gehonoreerd kan worden. Wij hebben besloten uw aanvraag af te wijzen.

Positief

Maak het de lezer makkelijk door positief te formuleren. Gebruik zo min mogelijk ontkenningen.

Liever niet: Maar wel:
De aanvragen ingediend na het einde van het jaar zullen pas na 21 maart behandeld worden. Als u uw aanvraag uiterlijk op 31 december indient, behandelen we die vóór 21 maart.
Het is niet ondenkbaar dat zij niet op de hoogte zijn van de procedure. Het is mogelijk dat zij de procedure niet kennen.

Consequent

Gebruik consequent hetzelfde woord voor hetzelfde ding of dezelfde zaak. Synoniemen kunnen verwarrend zijn.

Liever niet: Maar wel:
Bij loonsverhoging vermeldt u ook uw jaarsalaris van het voorgaande jaar. We hebben uw bezoldigingsgegevens nodig om uw dossier verder af te handelen. Bij loonsverhoging vermeldt u ook uw jaarloon van het voorgaande jaar. We hebben uw loongegevens nodig om uw dossier verder af te handelen.

Woorden schrappen en korter maken

Gebruik geen omslachtige formuleringen. Maak duidelijk wat de lezer moet doen, zonder overbodige woorden. Zet woorden die bij elkaar horen ook zo dicht mogelijk bij elkaar.

Maak je zinnen niet langer dan gemiddeld twaalf woorden. Knip lange zinnen op tot kortere zinnen. Of kijk welke woorden je kunt schrappen. Let erop dat elke zin over één onderwerp gaat en hooguit één komma heeft.

Liever niet: Maar wel:
Mogen we u eraan herinneren dat het erg belangrijk is dat u dit aanvraagformulier binnen een periode van een maand na ontvangst ervan volledig ingevuld terugstuurt? Stuur deze aanvraag uiterlijk een maand na ontvangst terug.
Door de late start van het project en de strakke deadlines zijn we er niet in geslaagd om de resultaten van de tussentijdse tests met die van het proefproject te vergelijken. We konden de resultaten van de tussentijdse tests niet vergelijken met die van het proefproject. Dat komt door de late start van het project en de strakke deadlines.
Organisaties die conform de voorwaarden in aanmerking komen voor financiële ondersteuning, kunnen de subsidies online aanvragen tot eind dit jaar. Voldoet uw organisatie aan de subsidievoorwaarden? Dan kunt u de subsidie nog tot eind 2018 online aanvragen.
We hebben deskundigen gezocht die volgende maand een online-enquête met vijftig vragen over het vakgebied en de popularisering ervan willen beantwoorden. We hebben deskundigen gezocht die hun oordeel willen geven over het vakgebied en de popularisering ervan. Zij beantwoorden volgende maand een online-enquête met vijftig vragen.