Een duidelijke opbouw

Geef je tekst een duidelijke titel

Geef met de titel duidelijk aan wat je kernboodschap is. Hou het zo kort mogelijk, maar wees wel precies. Gebruik geen vage en nietszeggende titels. Dit geldt ook voor de onderwerpregel van e-mails.

Liever niet: Maar wel:
vraagformulier Aanvraag van een tegemoetkoming in de kosten van woon-werkverkeer
Samen op weg naar een betere regelgeving voor de kinderbijslag De nieuwe kinderbijslag

Orden de informatie

  • Begin je tekst met de kernboodschap. Begin ook elk volgend tekstonderdeel met de belangrijkste informatie.

  • Groepeer de informatie in duidelijke deelonderwerpen. Laat die deelonderwerpen goed aansluiten bij je kernboodschap.

  • Zet de onderdelen in een volgorde die aansluit bij het doel van je tekst. Orden ze bijvoorbeeld van belangrijk naar minder belangrijk, van algemeen naar specifiek, of in een chronologische volgorde. Neem je lezer stap voor stap mee.

Maak de opbouw en samenhang zichtbaar

Aanhef

Begin je brief bij formeel contact met: Geachte meneer, mevrouw + (achter-) naam,
Begin je brief bij informeel contact met: Beste meneer, mevrouw + (voor- en) achternaam,

Weet je de naam van de lezer niet? Dan kies je voor een wat minder persoonlijke aanhef, bijvoorbeeld:

Beste meneer, mevrouw,
Beste inwoner van Dijk en Waard,

Inleiding

Inleiding bij eerder contact

  • Verwijs naar eerder contact:

    • Op x stuurde u ons een brief.

    • Gisteren belde u mij.

    • Op x sprak u met mijn collega x.

  • Herhaal de vraag van de inwoner:

    • U vraagt hierin of u …

    • U wilt graag informatie over …

    • U gaf aan dat …

  • Geef het doel aan van de brief:

    • Graag leg ik deze beslissing uit.

    • In deze brief bevestig ik onze afspraak. Hieronder staat wat u kunt doen.

Inleiding zonder eerder contact

  • Benoem de relatie:

    • U bezoekt regelmatig onze vergadering X.

  • Beschrijf de situatie:

    • Vanaf volgende week wijzigt het tijdstip van de vergadering.

  • Vertel waar de rest van de brief over gaat:

    • In deze brief vindt u alle informatie.

Kernalinea's

In de alinea’s na de inleiding volgen de verschillende kernboodschappen en bijbehorende onderbouwingen. Kernboodschappen kunnen zijn:

  • Boodschappen die de lezer moet weten (bijvoorbeeld een antwoord op een vraag).

  • Boodschappen die wij moeten vertellen (bijvoorbeeld verplichtingen vanuit de wet).

  • Boodschappen die de lezer wil weten (service, adviezen, tips, alternatieven).

  • Boodschappen die wij willen vertellen (bijvoorbeeld uitleg bij een moeilijke beslissing).

Voorbeelden van kernboodschappen zijn:

  • Bewaar uw bezoekerspassen goed.

  • U heeft 6 weken de tijd om bezwaar in te dienen.

  • U kunt overlast melden op …

Elke kernboodschap wordt ondersteund door een onderbouwing, zoals hieronder:

Bewaar uw bezoekerspassen goed. U krijgt ze namelijk maar 1 keer per jaar. Gaan ze kapot of raakt u ze kwijt? Dan kunt u pas het volgende jaar nieuwe krijgen.

Is een kernboodschap met meerdere punten te onderbouwen? Bouw de onderbouwing dan op van meest belangrijk naar minst belangrijk. 

Structurering kernalinea’s

  • Beperk de lengte van je alinea’s tot 5 regels.

  • Gebruik tussenkopjes (zo kort en bondig mogelijk).

  • Gebruik witregels

Afsluitende alinea

  • Vat je brief kort samen:

    • In deze brief heb ik uitgelegd waarom …

    • In deze brief heb ik u geïnformeerd over ..

  • Zet de deur open voor contact en geef concrete informatie over de contactmogelijkheden:

    • Heeft u nog vragen? Neemt u dan contact op met afdeling x. Zij zijn op werkdagen tussen .. en .. bereikbaar via .. 

  • Leef mee:

    • Veel succes met de verbouwing!

    • Ik kan me voorstellen dat u hierover teleurgesteld bent.

Eindgroet

Met vriendelijke groet,
Piet de Vries

Ondertekening

  • Gebruik je voornaam tussen en je achternaam. Bijvoorbeeld: Jan Jansen

  • functie (kleine letter), Afdeling (hoofdletter)