Een vriendelijke toon
Spreek persoonlijk aan
- Maak de tekst persoonlijk.
- Geef informatie die nuttig is voor de lezer.
- Geef alleen toelichtingen waar de lezer direct iets mee kan.
- Gebruik bij instructies zo veel mogelijk de gebiedende wijs.
| Liever niet: | Maar wel: |
| Voor het aanvragen van de subsidies is het invullen van het bijgaande formulier noodzakelijk. | Vul het bijgaande formulier in om de subsidie aan te vragen. |
| Men dient voor elke factuur de factuurdatum te controleren. | Controleer voor elke factuur de factuurdatum. |
Kies de juiste toon
Kies een toon die past bij de situatie. Bedenk hoe je zelf op de boodschap zou reageren als je in dezelfde situatie zat. Plaats je niet boven de lezer. Gebruik geen afstandelijke of dreigende taal. Gebruik ook geen ambtelijke, juridische of technische vaktaal. Neem dus geen wetsartikelen of officiële regels over in je tekst. Geef hooguit verwijzingen. Doe dat na je kernboodschap, als toevoeging, of in een bijlage.
Spreek de lezer niet aan met zijn voornaam en gebruik geen je/jou-vorm als de lezer een zekere afstand verwacht. Wees consequent in je keuzes zodat de hele boodschap dezelfde toon heeft.
| Liever niet: | Maar wel: |
| De incidentiecijfers voor influenza fluctueren sterk op jaarbasis. | Het aantal mensen dat griep krijgt, kan van jaar tot jaar sterk verschillen. |
Menselijke maat
Jouw brief kan grote impact hebben. Dat hangt van de boodschap af. Soms is deze voor de ontvanger positief en andere keer negatief. Dat hoort nu eenmaal bij je werk. Maar de toon van de brief en de manier waarop je je inlevingsvermogen laat zien, maakt voor de ontvanger wel verschil.
Leef mee:
- Veel succes met de verbouwing!
- Ik kan me voorstellen dat u hierover teleurgesteld bent.