Het doel en de lezer

Weet je zeker dat een brief het juiste middel is voor de ontvanger van jouw boodschap? Of is misschien een telefoontje of een fysieke afspraak passender om je doel te bereiken?
Als je kiest voor een brief, bepaal dan je doel en bedenk wat je lezer wilt weten.

Bepaal je doel
Zorg dat je weet wat je wilt bereiken bij je lezer. Bepaal dus eerst wat je hoofddoel is. Stel jezelf hierbij de vraag: wat moet de lezer doen na het lezen van de tekst? Voorbeelden van doelen zijn:

• Begrijpen waarom de gemeente een subsidie niet toekent;

• Begrijpen waarom besloten is dat er een nieuw parkeerterrein moet komen.

Bepaal welke informatie in de tekst moet staan om je doel te bereiken. Dat is de boodschap die je gaat overbrengen.

• Vraag je af wie je lezer is. Wat weet hij al wel en wat nog niet? Overschat je lezer niet. Stel jezelf alle vragen die hij zou kunnen stellen: wie, wat, waarom, waarvoor, hoe, wanneer?
• Bepaal de gemeenschappelijke kenmerken van je lezers als de tekst voor veel mensen bedoeld is. Hebben ze bijvoorbeeld hetzelfde opleidingsniveau, dezelfde leeftijd en hetzelfde taalniveau?
• Zorg dat je weet wat de houding van je lezer is ten opzichte van je boodschap: positief, negatief, geïnteresseerd?

Spreek de lezer rechtstreeks aan met u en uw. Gebruik je en je/jouw in informelere situaties en tegenover jongeren. Doe dit ook in titels en tussenkopjes.